Quando vale a pena terceirizar o financeiro da minha empresa?

Terceirizar o financeiro vale a pena quando você precisa de uma capacidade que a sua empresa ainda não tem e que não compensa construir agora. Estruturar ou arrumar o financeiro praticamente do zero, montar um DRE em que você confie, organizar contas a pagar e a receber, deixar a conciliação bancária rodando. Quando o que falta é isso, trazer um especialista de fora por um período resolve mais rápido e mais barato do que aprender por tentativa e erro. Quando o que você precisa é só alguém tocando o dia a dia de um financeiro que já funciona bem, terceirizar deixa de fazer sentido. Esse trabalho recorrente sai mais barato dentro de casa.

Antes dessa escolha existe uma pergunta que quase nenhum dono faz: a sua base financeira está de pé? DRE que bate com o que você vê no caixa, conciliação em dia, contas organizadas. Se a base está torta, terceirizar não conserta e contratar também não. Você só coloca uma pessoa nova, interna ou externa, em cima de um alicerce que não sustenta. O financeiro continua não confiável, agora com mais gente envolvida e custando mais.

A resposta honesta tem duas camadas. Primeiro, descobrir se a infraestrutura financeira está madura o bastante para alguém operar em cima dela. Depois, decidir se quem opera vem de fora por um período ou entra na folha. Este artigo resolve as duas. Qual o formato do contrato, CLT, BPO ou PJ, e se a dor está na pessoa ou no processo, são decisões seguintes, e cada uma tem o seu momento.

A pergunta que vem antes de terceirizar

O sintoma chega sempre parecido. O financeiro virou uma bagunça, a pessoa que cuida vive apagando incêndio, os números demoram e, quando chegam, você não confia neles para decidir nada. A reação natural é achar que falta gente. Mais um par de mãos, ou mãos melhores, e o problema some.

Quase nunca some. O gargalo raramente está na quantidade de gente. Está na estrutura que essa gente opera. Um financeiro estruturado tem processo definido para cada tarefa, datas que se cumprem, um plano de contas que faz sentido, sistema que conversa com o banco. Quando isso existe, qualquer pessoa razoável consegue operar. Quando não existe, nem o melhor profissional do mercado entrega número confiável, porque ele gasta o dia inteiro consertando o que deveria estar pronto.

É por isso que terceirizar ou contratar, sem antes olhar a base, costuma decepcionar. Você contrata caro, espera o milagre, e três meses depois o financeiro está igual, só que com um custo a mais. O dinheiro foi para o lugar errado. Não faltava operador. Faltava o terreno onde o operador trabalha.

Terceirizar e contratar resolvem problemas diferentes

Vale separar as duas coisas, porque elas servem a momentos distintos da empresa.

Terceirizar faz sentido quando você precisa montar ou reformar a estrutura e não tem dentro de casa quem saiba fazer isso. Estruturar um financeiro do zero é um projeto, com começo, meio e fim. Exige alguém que já fez muitas vezes, que conhece a sequência, que erra menos porque já errou antes na empresa dos outros. Você não precisa dessa pessoa para sempre. Precisa dela durante a obra. Pagar um salário sênior fixo por um trabalho que tem prazo é gastar dinheiro depois que a obra acabou.

Contratar interno faz sentido quando a estrutura já existe e o que você precisa é alguém tocando ela todo mês. Operação recorrente, volume que justifica o salário, e um financeiro que está virando peça central da empresa. Quando o financeiro já é confiável e o trabalho é mantê-lo confiável, gente de fora custa mais caro do que gente de dentro fazendo o mesmo.

Tem empresa que, depois de olhar isso com franqueza, conclui que o caminho é contratar interno. Para ela, essa é a decisão certa. A terceirização entra quando o seu momento pede uma capacidade que você ainda não tem e não compensa construir agora.

Terceirizar ou contratar: o que muda na prática

Lendo a tabela, o erro mais comum dos dois lados fica claro. Quem contrata interno cedo demais põe um profissional para operar uma estrutura que ainda não existe. Quem terceiriza sem prazo transforma um projeto em despesa permanente. Os dois acontecem quando a empresa pula a pergunta da base.

Como saber em qual situação você está

Três perguntas resolvem a dúvida na maioria dos casos.

A primeira. O seu financeiro precisa ser montado e arrumado, ou só precisa ser tocado? Se você não confia no DRE, se contas vencem sem aviso, se ninguém sabe ao certo quanto entra e quanto sai, o trabalho é de estruturação, e estruturação tem prazo. Se está tudo organizado e a tarefa é repetir o ciclo todo mês, o trabalho é de operação.

A segunda. Você tem dentro de casa alguém que sabe montar a estrutura, ou só alguém que executa tarefas? Executar uma rotina pronta é uma coisa. Desenhar a rotina, escolher o plano de contas, definir o que cada relatório precisa mostrar, é outra. Se ninguém na empresa já fez isso, terceirizar a montagem evita meses de tentativa e erro caro.

A terceira. O volume e a estabilidade da sua operação justificam um salário fixo sênior? Empresa que fecha poucas notas por mês e tem rotina previsível raramente precisa de um financeiro sênior na folha o ano inteiro. Empresa com volume alto e crescente, sim. O número manda na decisão, não a vontade de ter alguém só seu.

Os 3 cenários em que terceirizar é a escolha certa

O primeiro é a empresa que cresceu rápido e nunca parou para estruturar o financeiro. Começou com o dono ou um familiar cuidando do dinheiro no improviso, e funcionou enquanto era pequeno. Aí o faturamento subiu, o número de notas multiplicou, e o controle que servia para uma empresa de cem mil por mês não dá conta de uma de um milhão. Aqui a terceirização monta em poucos meses a estrutura que a empresa deveria ter construído ao longo dos anos, sem tirar o dono do que ele faz de melhor.

O segundo é a empresa que perdeu o responsável pelo financeiro ou vive trocando de gente no cargo. O profissional saiu e levou na cabeça metade de como as coisas funcionavam. Ou a posição roda tanto que ninguém fica tempo suficiente para deixar nada organizado. Recontratar correndo, sob pressão, costuma trazer a próxima saída. Terceirizar primeiro estabiliza a operação, documenta o que estava só na cabeça de quem saiu, e deixa o terreno pronto. Depois disso você contrata sobre algo que funciona, e a pessoa nova fica, porque entra para operar e não para adivinhar.

O terceiro é a empresa que já decidiu contratar interno, mas a base está torta. A decisão de ter alguém na folha pode estar certíssima. Pôr esse profissional para começar do zero, arrumando anos de bagunça enquanto tenta operar, é receita de frustração para os dois lados. Terceirizar arruma a fundação primeiro. Quando o profissional interno chega, ele assume um financeiro que já roda, e o salário que você paga vira operação, não conserto.

Repare que os três cenários têm a mesma raiz. A terceirização entra para resolver um problema de estrutura, com prazo, e não para assumir o seu financeiro para sempre. Quando você enxerga assim, a dúvida deixa de ser terceirizar ou contratar e passa a ser arrumar a base e então escolher quem opera.

Antes de decidir, descubra se a sua base está de pé

Toda essa conversa gira em torno de uma coisa só: a maturidade da sua infraestrutura financeira. Sem clareza se a base está sólida, escolher entre terceirizar e contratar é apostar no escuro.

O diagnóstico financeiro gratuito da Oito Leme mede exatamente isso. Em cinco perguntas e dois minutos, ele mostra se a sua empresa tem o básico operando do jeito certo: acompanhamento de fluxo de caixa, conciliação bancária, DRE mensal, controle de contas a pagar e a receber, indicadores como margem. É a foto da fundação antes de você colocar alguém para trabalhar em cima dela.

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