Antes de Contratar Mais Gente Para o Financeiro, o Que Você Precisa Entender Primeiro

Contratar resolve um problema de capacidade. Não resolve um problema de estrutura. Antes de abrir uma vaga para o financeiro, existe uma pergunta que decide se a contratação vai funcionar ou vai só trocar de nome o mesmo problema: a pessoa que vai entrar vai operar dentro de um processo definido e um sistema calibrado, ou vai construir os dois sozinha, no meio da correria, enquanto tenta também fazer o trabalho do dia a dia.

A maioria das contratações no financeiro de PME acontece pela segunda opção. O dono sente a dor, sente a urgência, e contrata para que a dor pare. A pessoa entra, descobre que não existe rotina escrita nem sistema que sustente o que precisa fazer, e passa os primeiros meses construindo isso, não operando. O resultado parece o mesmo de antes, e o dono conclui que contratou errado.

Este artigo não é sobre como escrever a vaga ou como entrevistar. É sobre o que entender antes de decidir que a resposta é contratar.

Contratar é a resposta padrão, nem sempre a certa

Quando o financeiro trava, contratar é o movimento mais visível e o mais rápido de anunciar. Dono conversa com sócio, com a esposa, com o contador, e a conclusão comum é "precisamos de alguém para cuidar disso". A decisão parece óbvia porque o sintoma é claro: número que não bate, cobrança atrasada, relatório que demora a sair.

O problema é que contratar responde à pergunta "quem faz isso" sem nunca responder "como isso deveria ser feito". Uma pessoa nova, por mais capacitada, entra num vácuo de processo e de sistema, e o vácuo não desaparece só porque agora tem alguém lá dentro. Ele só ganha um responsável novo.

Esse é o padrão por trás de um sintoma comum: empresa troca de gerente financeiro a cada oito ou dez meses, e o problema nunca se resolve. Não é falta de bons profissionais no mercado. É a mesma estrutura vazia recebendo pessoa atrás de pessoa, e nenhuma delas tendo tempo de fazer mais do que apagar incêndio.

Um sinal prático de que isso está acontecendo: pedir para a pessoa que acabou de sair descrever, em uma frase, o que mais consumiu o tempo dela no cargo. Se a resposta for algo como "organizar a bagunça que já estava lá" ou "descobrir como as coisas funcionavam", a contratação não fracassou por causa da pessoa. Fracassou porque a pessoa virou a solução temporária para um problema estrutural que ninguém tratou como estrutural.

Três perguntas antes de abrir a vaga

Antes de publicar uma vaga, três perguntas separam a contratação que resolve da contratação que só adia o problema.

A primeira: existe um processo escrito para as rotinas principais, contas a pagar, contas a receber, conciliação, ou o processo vive na cabeça de quem já está lá? Se a resposta for a segunda, contratar alguém não cria o processo, cria uma segunda versão dele, e as duas pessoas vão operar de formas diferentes até uma virar a versão oficial por acidente.

A segunda: o sistema atual, planilha, ERP ou os dois juntos, sustenta a rotina que a empresa precisa, ou a rotina se adapta às limitações do sistema? Contratar um profissional melhor não conserta um sistema mal calibrado. A pessoa nova só vai descobrir os mesmos limites, no mesmo ritmo que a pessoa anterior descobriu.

A terceira: a dor que motivou a decisão de contratar é de volume, tem trabalho demais para uma pessoa só, ou é de confiança, a empresa não confia no número que recebe? São dores diferentes e pedem soluções diferentes. Dor de volume se resolve com mais gente. Dor de confiança se resolve com processo e sistema revisados, contratar mais gente para operar uma estrutura em que ninguém confia só distribui a desconfiança entre mais pessoas.

A tabela abaixo resume o que cada resposta revela.

O custo de contratar cedo demais

Contratar antes de resolver processo e sistema não é neutro, tem custo mensurável em dois pontos. O primeiro é o tempo da própria pessoa contratada, que gasta os primeiros meses construindo o que deveria já existir, em vez de operar e gerar valor. O segundo é o ciclo de repetição: se a estrutura continuar vazia, a próxima saída dessa pessoa reinicia o mesmo processo, com o mesmo custo de recrutamento, integração e curva de aprendizado, pago de novo.

Empresa que já passou por duas ou três trocas no mesmo cargo, sem nunca revisar processo ou sistema entre uma contratação e outra, está pagando o custo da estrutura vazia em parcelas, uma contratação de cada vez, sem nunca amortizar a causa.

Quando contratar é de fato a resposta certa

Nada neste artigo argumenta contra contratar. Argumenta contra contratar como primeiro movimento, sem checar o que a nova pessoa vai encontrar.

Contratar é a resposta certa quando processo e sistema já existem e a limitação real é de capacidade, uma pessoa não dá conta do volume que a empresa gera hoje. Nesse caso, a pessoa nova entra, aprende uma rotina que já está escrita, opera um sistema que já está calibrado, e o tempo dela vai para gerar resultado, não para construir a base que deveria estar pronta.

A ordem inverte a lógica mais comum: primeiro garantir que existe processo e sistema, depois contratar para operar dentro deles. Contratar para descobrir o processo no caminho é o padrão que gera a troca de profissional a cada ano, sempre pelo mesmo motivo, nunca corrigido.

Vale separar essa pergunta de uma pergunta vizinha, sobre se o problema atual é a pessoa que já está lá ou o processo que ela executa. Essa outra pergunta serve para diagnosticar uma contratação que já aconteceu. Esta aqui serve para decidir uma contratação que ainda não aconteceu. São dois momentos diferentes da mesma estrutura, e a segunda pergunta fica mais fácil de responder depois que a primeira já foi feita com honestidade.

O próximo passo

Essa pergunta se conecta com outras que já tratamos aqui: por que o caixa não fecha, por que o DRE não bate, se o problema é a pessoa ou o processo, quanto custa estruturar do zero, e qual a ordem certa entre pessoas, processos, sistemas e resultado. A pergunta muda a cada artigo, a estrutura por trás da resposta é sempre a mesma.

O Diagnóstico Oito Leme avalia se a estrutura financeira da empresa está pronta para receber uma nova contratação, ou se a próxima pessoa vai herdar o mesmo vácuo que a anterior herdou. Fazer essa avaliação antes de abrir a vaga custa menos do que descobrir a resposta depois de pagar salário, treinamento e desligamento de novo.

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