Como Estruturar o Setor Financeiro da Sua Empresa
Estruturar o financeiro da sua empresa tem uma ordem certa: pessoas, processos, sistemas e resultado. Entenda a sequência e evite retrabalho. Faça o diagnóstico gratuito.
7/16/20265 min read
Como Estruturar o Setor Financeiro da Sua Empresa
A maioria das empresas estrutura o financeiro na ordem errada. Contrata pessoa antes de definir o processo que essa pessoa vai executar, e define processo antes de calibrar o sistema que vai sustentar esse processo. O resultado é retrabalho: a pessoa contratada aprende um processo que muda três meses depois, o processo desenhado precisa se adaptar a um sistema que não foi pensado para ele.
Existe uma ordem certa. Ela não é intuitiva, porque a urgência do dia a dia empurra o dono da empresa para contratar primeiro, resolver o sintoma mais visível. Mas contratar antes de estruturar processo é como contratar um motorista antes de decidir o destino.
O sintoma mais comum desse erro de ordem aparece assim: a empresa contrata um gerente financeiro, ele dura entre seis meses e um ano, sai, entra outro, o problema continua. O dono conclui que o mercado não tem profissional bom disponível. Na maioria dos casos, o profissional era competente, mas chegou numa estrutura sem processo definido e sem sistema calibrado, e gastou o tempo todo apagando incêndio em vez de operar. Trocar de pessoa não resolve um problema de sequência.
Este artigo explica a sequência correta para estruturar o financeiro de uma PME: pessoas, processos, sistemas e resultado, nessa ordem, e o que cada etapa precisa entregar antes de a próxima começar.
Por que a ordem importa mais do que a velocidade
Dono de empresa em crescimento sente a pressão de resolver o financeiro rápido. Fatura mais, a bagunça cresce junto, e a resposta mais comum é contratar alguém para cuidar disso. O problema não é contratar, é contratar sem antes decidir o que essa pessoa vai fazer no dia a dia.
Sem processo definido, a pessoa contratada improvisa. Cada mês o fechamento acontece de um jeito diferente, porque não existe rotina documentada para seguir. Sem sistema calibrado para sustentar esse processo, a pessoa trabalha em planilha paralela, o ERP não reflete a realidade, e o dono desconfia dos números que recebe.
O erro não é de pessoa. É de sequência. Trocar o profissional três vezes em dois anos, achando que o problema é a pessoa, sem nunca corrigir a ordem, gera o mesmo resultado nas três vezes.
A ordem certa: pessoas, processos, sistemas, resultado
O Combo Estrutural define quatro frentes, nessa sequência. Pular uma etapa não acelera o processo, ele custa mais caro depois, porque a etapa pulada aparece de qualquer forma, só que como problema em vez de como planejamento.
Pessoas. Antes de contratar, mapear e nivelar tecnicamente quem já está na função, mesmo que informalmente. Em empresa familiar, isso costuma ser o cônjuge ou um funcionário de confiança sem formação financeira. Definir o que essa pessoa sabe fazer, o que não sabe, e o que a função exige, antes de decidir se contrata, treina ou substitui.
Processos. Com as pessoas mapeadas, desenhar como contas a pagar, contas a receber e conciliação diária devem funcionar, do zero, sem herdar o improviso que já existia. O processo precisa existir no papel antes de a pessoa executar, senão a execução vira a definição do processo por acidente.
Sistemas. Só depois de o processo estar desenhado é hora de calibrar ou integrar o sistema, ERP, banco, CRM, para sustentar exatamente esse processo. Sistema implantado antes do processo definido obriga a empresa a adaptar o processo ao que o sistema permite, em vez do contrário.
Resultado. A última etapa é a consequência das três primeiras: uma DRE clara, funcional e confiável para o dono tomar decisão. Resultado não se implementa direto, ele emerge quando pessoas, processos e sistemas estão alinhados na ordem certa.
A tabela abaixo resume o que cada etapa resolve e o erro mais comum de quem pula direto para ela sem passar pelas anteriores.
O sinal de que a empresa pulou uma etapa
Empresa que pulou etapa não percebe isso como erro de sequência. Percebe como uma lista de sintomas soltos: gerente financeiro que troca com frequência, DRE que não bate com o caixa, sistema que ninguém usa direito porque foi implantado sem processo por trás.
Esses sintomas parecem problemas separados, mas normalmente têm a mesma causa. A empresa contratou pessoa sem processo, ou implantou sistema sem processo, ou definiu processo sem calibrar o sistema que devia sustentá-lo. Corrigir o sintoma isolado, trocando de novo a pessoa ou o sistema, sem revisar a ordem, reproduz o mesmo resultado.
O teste é simples: peça para o responsável pelo financeiro descrever, em ordem, o processo de fechamento mensal, sem consultar nada. Se a resposta variar dependendo de quem descreve, ou se não existir resposta documentada, a etapa de processo nunca foi de fato concluída, mesmo que exista pessoa e sistema há anos.
Outro sinal, mais fácil de observar de fora: pedir dois relatórios de DRE do mesmo mês, gerados em datas diferentes, e comparar se os números batem. Empresa com as quatro etapas bem resolvidas entrega o mesmo número as duas vezes. Empresa que pulou etapa costuma entregar números diferentes, porque o processo de fechamento não é fixo, ele muda conforme quem executa naquele momento, o que é sintoma direto de processo não documentado, não de sistema ruim.
Por onde uma empresa começa a corrigir isso
Corrigir a ordem não significa recomeçar do zero. Significa identificar em qual das quatro etapas a estrutura atual realmente está, mesmo que a empresa já tenha pessoa, sistema e alguma rotina funcionando.
Empresa com pessoa capacitada mas sem processo documentado está na etapa dois, não na três, mesmo que já use um ERP. Empresa com processo bem desenhado mas sistema que não reflete esse processo está travada entre a etapa dois e a três. Identificar corretamente onde a estrutura está evita o erro mais comum: tentar resolver a etapa quatro, resultado, direto, sem revisar as três anteriores que sustentam ela.
Uma objeção comum nesse ponto é preferir contratar um profissional CLT presencial para resolver tudo de uma vez, em vez de revisar a estrutura primeiro. O raciocínio parece razoável, uma pessoa dedicada em tempo integral resolveria o problema. Mas essa pessoa, sem processo e sistema calibrados esperando por ela, vai gastar os primeiros meses construindo do zero exatamente o que deveria já estar pronto antes da contratação, o que é o mesmo erro de sequência descrito no início deste artigo, só que com custo fixo mensal mais alto.
O próximo passo
Estruturar o financeiro na ordem certa não é sobre gastar mais ou contratar mais gente. É sobre não pagar duas vezes pelo mesmo trabalho, uma vez de forma improvisada e outra de forma correta depois.
O Diagnóstico Oito Leme avalia a maturidade da infraestrutura financeira da empresa e identifica em qual das quatro etapas do Combo Estrutural a operação realmente está, mesmo quando parece que já passou dela. Fazer esse diagnóstico agora custa menos do que continuar corrigindo sintoma por sintoma sem corrigir a ordem.
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