IBS e CBS obrigatórios na nota fiscal: o que sua empresa precisa ajustar antes de agosto

A partir de 3 de agosto de 2026, a nota fiscal eletrônica emitida sem os campos de IBS e CBS preenchidos será rejeitada automaticamente pela SEFAZ. A regra vale para empresas do regime regular, Lucro Real e Lucro Presumido. Nota rejeitada perde a validade jurídica na hora: a mercadoria fica parada no estoque, o serviço prestado fica sem cobrança, e o faturamento daquele pedido trava até a correção do sistema.

O prazo de adequação dos sistemas de emissão termina em 31 de julho de 2026, conforme o cronograma do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal. Até 2 de agosto, o preenchimento dos novos campos segue facultativo, sem multa e sem rejeição, pela flexibilização do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025. No dia 3, a tolerância acaba.

Um alívio antes do alarme: 2026 é ano de teste da reforma tributária. A alíquota que aparece nos novos campos é de 1%, somando 0,1% de IBS e 0,9% de CBS, com apuração apenas informativa. Nenhum imposto novo sai do caixa este ano. O risco imediato desta mudança está na operação, no faturamento que para se o emissor rejeitar a nota, e esse risco começa em duas semanas.

Simples Nacional e MEI ficam de fora por enquanto. Para esses regimes, a obrigação começa em 2027, conforme a Lei Complementar 214/2025.

O que exatamente muda na nota fiscal

A Nota Técnica 2025.002 incluiu no leiaute da NF-e e da NFC-e os grupos de campos destinados ao IBS e à CBS, os dois tributos criados pela reforma tributária para substituir gradualmente PIS, Cofins, ICMS e ISS ao longo da transição que vai até 2033. Durante 2026, esses campos carregam a alíquota de teste e servem para o fisco e as empresas calibrarem o novo sistema antes de a cobrança real começar.

O preenchimento não é manual. Quem calcula e insere os valores é o sistema emissor, o ERP ou o software fiscal que a empresa usa. A SEFAZ valida cada nota contra o novo conjunto de regras no momento da autorização. Se os campos estiverem ausentes ou inconsistentes com o cadastro do produto, o servidor devolve um código de rejeição e a nota simplesmente não existe para efeito legal.

É aqui que mora o detalhe que muita empresa vai descobrir tarde. A atualização do software é responsabilidade do fornecedor do sistema, mas o cálculo correto depende do cadastro que é da empresa: classificação fiscal de cada produto, NCM, CFOP, tipo de operação. Sistema atualizado com cadastro sujo produz nota com valor errado, e nota com valor inconsistente sofre a mesma rejeição da nota sem campo nenhum.

As quatro datas que organizam a transição

O cronograma oficial tem quatro marcos, e dois deles já passaram.

A janela entre 1º de julho e 3 de agosto existe para testes. Empresa que chega ao dia 3 sem ter emitido uma única nota de homologação vai fazer o teste em produção, com pedido de cliente esperando do outro lado.

Por que isso é problema de estrutura, e o contador sozinho não resolve

A reação mais comum do dono de PME diante de uma mudança fiscal é repassar o assunto para o contador. Para esta mudança, esse repasse resolve só uma parte, e a menor.

O contador orienta sobre a regra e valida o enquadramento. Mas o contador não controla o cadastro de produtos dentro do ERP, não escolhe a versão do software emissor, não executa o teste de homologação e não acompanha a fila de notas na manhã do dia 3. Essas quatro tarefas pertencem à operação da empresa, e em muitas PMEs elas não têm dono definido, porque ninguém precisou delas até agora.

No método da Oito Leme, isso é o pilar Sistemas do Combo Estrutural: a ferramenta calibrada para sustentar o processo real da empresa. A obrigatoriedade do IBS e da CBS funciona como um teste involuntário desse pilar. Empresa com cadastro único e limpo, ERP atualizado pelo fornecedor com confirmação formal, e uma rotina de conciliação que detecta nota rejeitada no mesmo dia atravessa o 3 de agosto como um ajuste técnico. Empresa que opera com planilha paralela, cadastro duplicado e dependência de uma pessoa que "sabe mexer no sistema" descobre a fragilidade com o faturamento parado.

O sintoma engana até o último dia. A nota sai normal hoje, sai normal amanhã, sai normal até 2 de agosto, porque o preenchimento ainda é facultativo. A empresa conclui que está em dia. A rejeição chega de uma vez, na segunda-feira seguinte, sem período intermediário de aviso.

O que fazer nesta semana

Quatro movimentos, nesta ordem, cabem nos dias que restam até o prazo.

Primeiro, cobre do fornecedor do ERP ou do emissor fiscal uma confirmação por escrito de qual versão da NT 2025.002 está implementada no sistema da sua empresa, e se as tabelas de 10 de julho foram aplicadas. Resposta vaga do suporte conta como não. A confirmação precisa nomear a versão.

Segundo, emita notas de teste no ambiente de homologação, disponível desde 1º de julho. Teste com os produtos e operações reais da empresa, começando pelos itens de maior giro, porque erro de cadastro só aparece quando o item específico é faturado. Nota de teste que passa com um produto genérico não prova nada sobre o restante do catálogo.

Terceiro, revise o cadastro dos produtos que sustentam a maior parte do faturamento. NCM correto, classificação fiscal coerente, operação vinculada ao CFOP certo. O saneamento completo do catálogo pode vir depois de agosto; o dos itens principais precisa vir antes.

Quarto, defina quem acompanha a emissão na manhã de 3 de agosto. Uma pessoa, com nome, olhando as primeiras notas do dia e com o canal do fornecedor aberto para agir em caso de rejeição. Empresa de alto volume que descobre o problema ao meio-dia já tem uma fila de pedidos represados.

O próximo passo

Passado o dia 3 de agosto, a pergunta muda de figura. Deixa de ser "minha empresa está pronta para o prazo" e vira "por que a minha estrutura dependia de um prazo para ser testada". A obrigatoriedade do IBS e da CBS é a primeira de uma sequência de mudanças que a reforma tributária vai impor aos sistemas das empresas até 2033, incluindo o split payment, que altera o próprio fluxo do dinheiro no caixa. Cada uma dessas mudanças vai cobrar o mesmo pilar: sistema calibrado, cadastro confiável, processo com dono.

O Diagnóstico Oito Leme avalia a maturidade da infraestrutura financeira da empresa, incluindo o elo entre sistema, cadastro e conciliação que esta mudança acabou de colocar à prova. O travamento do dia 3 é um sinal antecipado: as próximas etapas da reforma vão cobrar o mesmo pilar, com juros.

Faça o diagnóstico gratuito da Oito Leme

Menos caos na gestão, mais resultado no seu negócio.

fale com a gente

comercial@oitoleme.com.br

+55 11 94579-8549

© 2025. All rights reserved.

Reconhecida como a 2ª Melhor empresa de Consultoria e Assessoria do Brasil pelo oHub.