Fluxo de caixa previsto x realizado: o relatório que tira a decisão do feeling
Fluxo de caixa previsto x realizado mostra o que sobrou de verdade no mês. Veja como montar o relatório que tira a decisão do dono do feeling.
10/9/20267 min read
Fluxo de caixa previsto x realizado: o relatório que tira a decisão do feeling
O fluxo de caixa previsto x realizado é o relatório que coloca lado a lado o dinheiro que a empresa planejou receber e pagar no mês e o dinheiro que de fato entrou e saiu, categoria por categoria e banco por banco. A diferença entre as duas colunas mostra quanto sobrou de verdade e em que ponto o plano furou.
O dono recebe relatório todo mês e continua decidindo no feeling porque a maioria dos relatórios responde a outra pergunta. O DRE mostra o resultado pelo regime de competência. O extrato mostra o saldo de um banco. Nenhum dos dois diz se o dinheiro previsto chegou, nem por que deixou de chegar.
Para tirar a decisão do feeling, o relatório precisa de três peças: uma previsão feita antes de o mês começar, o realizado lançado a partir do extrato de todas as contas, e uma linha de diferença com a causa escrita ao lado. Com as três, a decisão de contratar, comprar ou fazer uma retirada parte de um número que alguém conferiu.
Perguntas e respostas rápidas
O que é fluxo de caixa previsto x realizado?
É a comparação, no mesmo relatório, entre as entradas e saídas que a empresa planejou para o período e as que aconteceram no extrato. Cada linha mostra o previsto, o realizado e a diferença.
Qual a diferença entre esse relatório e o DRE?
O DRE registra a venda no mês em que ela aconteceu, mesmo que o cliente pague 60 dias depois. O previsto x realizado registra o dinheiro no dia em que ele entra ou sai da conta. Os dois servem à decisão, mas respondem a perguntas diferentes: o DRE diz se a operação dá resultado, o fluxo diz se a empresa paga as contas da semana que vem.
Com que frequência o relatório precisa ser atualizado?
O lançamento do realizado acompanha a rotina de conciliação, de preferência semanal. A leitura completa do previsto contra o realizado acontece no fechamento do mês, com data marcada na agenda do dono.
Planilha resolve ou preciso de sistema?
Planilha resolve no começo, desde que previsão e realizado usem as mesmas categorias. A ferramenta pesa pouco. O que derruba o relatório é comparar duas colunas que ninguém organizou da mesma forma.
Por que o relatório chega e a decisão continua no feeling
O faturamento do mês o dono sabe de cabeça. O que sobrou ninguém confirma sem abrir três arquivos: o extrato do banco principal, o do segundo banco e a planilha de contas a pagar. Às vezes entra um quarto, o painel da plataforma de pagamento, onde parte das vendas espera o saque.
Quando a resposta exige montar o quebra-cabeça toda vez, o dono para de perguntar. Ele abre o aplicativo do banco que mais usa, olha o saldo e decide. Se o saldo está alto, autoriza a compra. Se está baixo, segura o pagamento do fornecedor e liga para o cliente atrasado.
O DRE chega dias depois do fechamento e confirma o que já passou. Ele mostra lucro no mês em que o caixa apertou, porque a venda entrou na competência e o dinheiro ainda não entrou na conta. O dono olha os dois números, vê que eles não conversam e volta a confiar no saldo do aplicativo. Esse é o feeling: uma decisão tomada a partir do único número que ele consegue ver sozinho.
O que o fluxo de caixa previsto x realizado responde
Um bom relatório de previsto x realizado responde três perguntas que nenhum outro documento da empresa responde ao mesmo tempo.
Quanto sobrou de verdade. A soma do realizado em todas as contas, incluindo as que ninguém abre todo dia, mostra o caixa que a empresa tem para a próxima decisão.
Onde o plano furou. A coluna de diferença aponta a linha que saiu do previsto: o cliente que pagou com 20 dias de atraso, a despesa que ninguém lançou, a antecipação que entrou e vai fazer falta no mês seguinte.
O que vem nas próximas semanas. Quando o previsto do mês seguinte já está montado, o dono enxerga o aperto antes de ele chegar e decide com prazo.
Como montar o relatório, passo a passo
1. Use as mesmas categorias nas duas colunas. Receita de clientes, folha, impostos, fornecedores, despesas fixas, retiradas dos sócios. Se a previsão chama de "marketing" o que o realizado lança como "serviços de terceiros", a diferença vira ruído e ninguém confia nela.
2. Monte a previsão antes de o mês começar. Lance as contas a pagar que já existem e os recebimentos pela data de vencimento de cada cliente, nunca pela data da venda. Essa troca sozinha muda o desenho do mês, porque a venda de hoje com prazo de 30 dias aparece no caixa do mês seguinte.
3. Lance o realizado a partir do extrato de cada conta. Todo banco, toda conta digital, toda plataforma de pagamento. Separar o realizado por banco revela o dinheiro parado onde ninguém olha e a tarifa que se repete numa conta esquecida.
4. Escreva a causa de cada diferença relevante. Atraso de cliente, despesa fora do plano, antecipação, erro de previsão. Diferença sem causa escrita volta a ser feeling no mês seguinte.
5. Leia o relatório com data marcada. Uma reunião curta no fechamento do mês, com o relatório na tela e três decisões na pauta: o que muda na previsão, que cliente recebe cobrança e que gasto espera.
Exemplo ilustrativo de um mês, com valores que não pertencem a nenhuma empresa:
Recebimento de clientes: previsto R$ 300.000, realizado R$ 255.000, R$ 45.000 a menos. Causa: dois clientes pagaram com atraso.
Fornecedores: previsto R$ 120.000, realizado R$ 128.000, R$ 8.000 a mais. Causa: compra fora do plano.
Folha e encargos: previsto e realizado de R$ 90.000, sem diferença.
Impostos: previsto e realizado de R$ 30.000, sem diferença.
Saldo do mês: previsto R$ 60.000, realizado R$ 7.000, R$ 53.000 a menos. Causa: atraso de clientes e compra extra.
No exemplo, o faturamento do mês pode até ter batido a meta. O caixa ficou R$ 53.000 abaixo do plano, e o relatório mostra por quê em duas linhas. Sem a coluna de causa, o dono veria só o saldo baixo e cortaria a despesa errada.
Relatório contábil, extrato e previsto x realizado
Os três documentos convivem na empresa e cada um cumpre uma função. O problema começa quando o dono usa um deles para responder a pergunta de outro.
Relatório contábil. Responde se a empresa cumpriu as obrigações fiscais. Registra pela competência, chega dias depois do fechamento e sustenta a decisão de imposto e obrigação legal.
Extrato do banco. Responde quanto tem nesta conta agora. Registra o movimento de uma conta, chega na hora e sustenta o pagamento do dia.
Previsto x realizado. Responde quanto sobrou, onde o plano furou e o que vem a seguir. Registra o movimento de todas as contas comparado ao plano, com lançamento semanal e leitura mensal, e sustenta a decisão de contratar, comprar, cobrar e retirar.
Um caso real: empresa de tecnologia
Um painel, todas as contas, o previsto ao lado do realizado. A Oito Leme estruturou para uma empresa de tecnologia o fluxo de caixa da operação e entregou um painel visual de previsto x realizado, separado por banco.
O painel saiu no nível de detalhe que o dono usa para decidir. Cada banco aparece com o próprio previsto, o próprio realizado e a diferença. O dono deixa de somar extratos na cabeça e passa a ver, em uma tela, quanto entrou, quanto saiu e em que conta o dinheiro está.
O ganho prático está na pergunta que o painel elimina. "Quanto a gente tem de verdade?" deixa de depender de quem abre os arquivos naquele dia.
Os erros que mantêm a decisão no feeling
Prever pela data da venda. A venda entra no previsto do mês em que fechou e o dinheiro chega no mês seguinte. O previsto infla e o realizado parece sempre pior do que deveria.
Lançar só o banco principal. O saldo da plataforma de pagamento e o da conta secundária ficam fora. O relatório mostra um caixa menor do que o real em um mês e maior no outro, e o dono para de acreditar nele.
Deixar a diferença sem causa. Uma coluna de números sem explicação repete o problema do extrato. O dono vê que faltou dinheiro e continua sem saber onde.
Montar o relatório na medida do financeiro. Duzentas linhas de categoria detalhada servem a quem concilia. O dono precisa das linhas que mudam decisão, no máximo dez, com o detalhe disponível a um clique.
Como começar nesta semana
Escolha o próximo mês e faça a previsão com as contas a pagar que já existem e os recebimentos pela data de vencimento. Liste todas as contas por onde passa dinheiro da empresa, inclusive as plataformas de pagamento. No fim do mês, lance o realizado a partir de cada extrato e escreva a causa das três maiores diferenças.
Se depois do primeiro mês a previsão e o realizado ainda não conversam, o problema costuma estar nas categorias ou na rotina de lançamento, e vale olhar a estrutura antes de trocar a ferramenta. Para conversar sobre como esse relatório funcionaria na sua empresa, chame a Oito Leme.
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